Home Salam Manajemen Relawan

Manajemen Relawan

mengapa perlu mengelola relawan? Banyak lembaga swadaya masyarakat, hadir mewarnai kehidupan sosial di dunia termasuk di Indonesia. Mereka menangani berbagai tema, berhubungan dengan elemen-elemen masyarakat dan melakukan berbagai kegiatan. Dengan kiprahnya, LSM meraih legitimasi. Chapman dan Fisher (2000), memetakan sumber legitimasi LSM, yakni melalui: (1) kerja praktis di komunitas, kemudian mencoba untuk mempengaruhi kebijakan (practice-to-policy), (2) nilai-nilai yang dibangun oleh LSM memang menjadi perhatian banyak pihak (value-based), (3) penelitian-penelitian yang kemudian dijadikan referensi untuk menyusun aksi, (4) pengorganisasian masyarakat akar rumput dan organisasi masyarakat sipil, dan (5) aliansi dan jaringan dengan kelompok-kelompok lain. LSM bisa mengkombinasikan  lebih dari satu sumber legitimasi itu guna meraih justifikasi bahwa dirinya menyuarakan suara masyarakat. Peran LSM makin hari makin kompleks, baik dari segi isu yang ditangani maupun wilayah yang ditanganinya. Jejaring LSM ada di mana-mana. Umumnya diawali dengan pendirian struktur organisasi yang di-cover pembiayaannya dengan “saweran” antar pengurusnya, maupun alokasi donasi dari sumber-sumber yang sad an tak mengikat. Kecil sekali, kalau tak hendak disebut tidak ada, pelibatan peran relawan. Bahkan, dalam kurun waktu yang cukup lama, tidak ada program khusus yang menangani relawan (seleksi, rekrutmen, perancangan program kerelawanan). Saatnya, LSM dengan track record-nya yang cukup panjang, membuka diri menerima peran relawan melalui program spesial untuk relawan. Bacaan ini, silakan abaika, jika LSM anda telah mengakomodir kerja-kerja relawan. Melalui inilah, akan terbentuk care community yang kuat, konstituen yang faham kerja lembaga, loyal, dan berdedikasi membesarkan peran lembaga untuk mengusung visi dna misi LSM. Berikut ini, pointers menyangkut gagasan “program kerelawanan”. Pertimbangan utama dalam menggulirkan program ini: jangan sampai menjadi beban baru pembiayaan (kalaupun ada biaya, kecil sekali dibanding manfaat yang didapat); dan benar-benar berdampak pada penguatan care community bahkan pada saatnya donor society atau konstituen LSM. Menilik pengalaman ber-LSM, terlihat sejumlah LSM berkembang karena dominannya donasi dari lembaga donor, dan mulai lesu ketika donasi mengendur bahkan terhenti. Di sini elan juang LSM akan diperkokoh oleh kekuatan care community yang pilarnya adalah relawan. Mengapa orang mau menjadi relawan? Memahami latar belakang orang menjadi relawan, bisa memberi wawasan tersendiri dalam menyikap program ini. Beberapa alasan orang menjadi relawan, berdasarkan penelitian kerelawanan yang pernah ada, adalah: (1) Adanya keinginan membantu sesama; (2) Tertarik dengan aktivitas atau pekerjaan yang ditawarkan; (3) Keinginan belajar dan memperoleh pengalaman; (4) Punya waktu luang; (5) Peduli pada kasus tertentu; (6) Mengetahui seseorang yang terlibat di lembaga tempatnya ingin menjadi relawan; dan, (7) Karena panggilan spiritual. Serupa tapi tak Sama. Mendisain program relawan membutuhkan upaya manajerial yang sama dengan mengoperasi-kan program-program lainnya. Semua langkah-langkah dasar dalam mendisain dan mengembangkan program, juga diperlukan dalam mendisain program relawan. Bedanya, ada tambahan, yaitu, memerlukan tambahan perhatian, karena kerja ini relatif baru bagi relawan/umumnya masyarakat (belum akrab dengan program yang ditawarkan), dan staf sendiri belum cukup familiar dengan hadirnya relawan di tengah-tengah kerja mereka. Apa manfaatnya? Manfaat yang mungkin diperoleh dari program relawan ini, antara lain, (1) Bisa lebih banyak memberi layanan sosial dengan biaya yang lebih kecil; (2) Akses terhadap tambahan keahlian baru; (3) Kontak lebih baik dan lebih luas dengan masyarakat Stake holder); (4) Asistensi yang lebih baik kepada donor community.   Apa risikonya?  Menggulirkan program berbasis relawan, bukan tanpa risiko. Sepanjang pengalaman lembaga sosial memanfaatkan relawan, beberapa risiko yang bisa menjadi konsekuensi program relawan, adalah” (1) Kurang kontrol dan kurang terjamin dari sisi kerjanya; (2) Butuh waktu khusus untuk melakukan supervisi relawan; (3) Berpotensi memberi dampak negatif untuk pekerjaan-pekerjaan yang dibayar; (4) Kesulitan dalam merekrut relawan yang cukup berkualitas Apa yang perlu dipertimbangkan? Maka yang perlu dipertimbangkan dalam mendisain program kerelawanan: (1) Menyusun program yang bermakna & signifikan; (2) Benar-benar diperlukan dan menarik untuk dikerjakan; (3) Punya “tujuan” dan “target” jelas dan terukur; (3) Bisa dikerjakan secara part time, atau sistem shift mengingat relawan sendiri tidak mungkin diharapkan bekerja sepenuhnya.     Seri 2: Merencanakan dan Mengorganisir Relawan Merencanakan program relawan memberi kita peluang untuk menentukan tujuan program, peran relawan dalam lembaga, kontribusi program relawan terhadap misi lembaga, dan bagaimana program relawan bisa sesuai dengan struktur organisasi.  Perencanaan terbaik bisa dikerjakan dengan mendapatkan masukan dari pihak-pihak yang akan terlibat dan mendapat pengaruh dari program relawan (khususnya pimpinan, staf dan mitra lembaga). Proses perencanaan yang cermat meliputi sejumlah elemen. Pertama, Pernyataan Misi: Mengapa Ada Program Relawan? Pernyataan misi adalah sebuah kalimat atau paragraf singkat yang menyatakan tujuan program relawan dan kepentingan program tersebut ditujukan. Kedua, Pernyataan Visi: Seperti Apa Kondisi Masa Depan Program Relawan Ini? Pernyataan visi memberikan gambaran akan menjadi apa dunia ini bila program relawan berhasil.   Ketiga, Pernyataan Kepentingan : Kepentingan apa yang Dituju oleh Program Relawan? Masukan formal maupun informal dari anggota komunitas, staf, dan mitra akan membantu memfokuskan potensi relawan agar mereka dapat memberikan asistensi terbaiknya. Keempat, Tujuan dan Sasaran: Apa dampak program relawan? Mendefinisikan tujuan dan sasaran yang terukur mem-berikan gambaran yang jelas bagi relawan apa yang perlu dicapai dan memberi jalan bagi lembaga dalam mengevaluasi program. Kelima, Anggaran: Bagaimana anggaran bagi program relawan? “Relawan” tidak berarti “benar-benar gratis”.  Pastikan dalam penetapan anggaran, keperluan natura, dan dukungan sumberdaya manusia yang diperlukan guna mengembangkan dan mempertahankan program relawan. Keenam, Membangun Investasi Diantara Staf: Bagai-mana Menyiapkan Staf untuk Dapat Bekerja Dengan dan Mengelola Relawan? Setelah mendapatkan masukan dari staf dalam mendesain program relawan, kiyta pelru menjaga agar mereka tetap mendapat informasi mengenai perkembangan program.  Laporkan keberhasilan-keberhasilan.  Mintalah bantuan untuk pemecahan masalah.  Sediakan pelatihan bagi staf dalam pengerjaan program relawan.  Jika mereka merasa dilibatkan pada program relawan ini, staf akan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi program relawan ini. Ketujuh, Deskripsi Posisi : Apa yang akan dikerjakan relawan ? Deskripsi posisi adalah hal yang kritis bagi keberhasilan program relawan.  LSM mungkin sekali bisa merekrut dan menge-lola relawan jika sanggup menawarkan posisi yang terdefinisikan secara jelas, memperhitungkan kebutuhan relawan demi mewujudkan kontribusi terbaiknya. Seri 3:  Kebijakan dan Prosedur Kebijakan dan prosedur adalah mur dan baut dari program relawan.  Kebijakan adalah prinsip, rencana, atau bagian dari aksi.  Kebijakan menjelaskan pada publik apa yang dikerjakan.  Suatu prosedur adalah serangkaian langkah yang  mengarahkan manusia bagaimana mengerja-kan apa yang harus mereka kerjakan. Alasan Penentuan Kebijakan:     Menghubungkan program relawan pada organisasi yang lebih     luas dan misinya.  Menyediakan struktur bagi manajemen yang         sehat. l     Memformalisasikan keputusan yang telah dibuat. l     Memastikan keberlanjutan lembur dan mempromosikan kese-        taraan dan standarisasi.   l    Penyampaian dengan jelas kepentingan relawan dan menye-        diakan elemen pengakuan terhadap relawan yang berkela-        njutan. l    Kontribusi untuk meningkatkan kepuasaan relawan, produktifitas dan  pemeliharaan. Tipe-tipe kebijakan tertulis yang seharusnya dikembangkan. Pernyataan keyakinan/posisi/ nilai organisasi Mekanisme me-manage resiko (cakupan asuransi, pengecekan latar belakang) turan-aturan untuk menetapkan harapan, regulasi, dan tuntunan aksi (misal : kerahasiaan, waktu dan komitmen pelatihan, customer service). Bantuan bagi keefektifan program (misal:  kebijakan personil)     yang dimodifikasi bagi program relawan. Spesifikasi tingkat kebijakan Keorganisasian broad, pernyataan umum (misal: keyakinan, nilai-nilai, misi organisasi secara keseluruhan). Umum – kebijakan tentang program relawan (misal: alasan     keberadaan program, pengangkatan relawan, dsb.). Spesifik – kebijakan-kebijakan dalam program relawan. Tujuh langkah dalam pengembangan kebijakan bagi program relawan 1.Mengakui bahwa keterlibatan relawan telah ada di dalam orga    nisasi. 2.Menyatakan bahwa relawan penting di dalam organisasi. 3.Menyatakan bahwa keterlibatan relawan mendapat perhatian     dan jaminan dari manajemen senior. 4.Mulai memberikan perhatian terhadap program relawan – me    ngembangkan filosofi mengapa relawan seharusnya dilibatkan     dalam program dan pelayanan yang diberikan oleh lembaga. 5.Mengembangkan kebijakan mengenai keterlibatan relawan.   6.Mengembangkan petunjuk operasional, standar-standar, dan     prosedur keterlibatan relawan. 7.Memastikan evaluasi program relawan, pemenuhan dengan     kebijakan dan standard yang telah ada, review kebijakan secara    reguler. Seri 4: Merekrut Relawan Rekrutmen relawan LSM berarti menarik dan mengundang orang luar untuk terlibat dalam aktivitas LSM.  Banyak pelaksana program relawan yang baru, membuat kesalahan pada permulaan rekrutmen yang mereka lakukan sebelum mereka mempunyai ide mengapa melakukan perekrutan relawan dan untuk posisi apa.  Langkah terpenting dalam rekrutmen adalah perencanaan dan desain. Agar dapat mengerjakan hal ini, anda mesti menyedia-kan waktu mempelajari organisasi anda dari dalam sebagaimana organisasi anda dipersepsikan  oleh masyarakat dan publik pada umumnya.   Pesan Rekrutmen: Pesan rekrutmen semestinya mengun-dang dan mendorong orang untuk menjadi terlibat dalam organisasi anda. Suatu organisasi barangkali mempunyai pesan rekrutmen berganda yang disesuaikan dengan jenis relawan yang dicari seperti pelajar, profesional, penduduk di sekitar wilayah, atau anggota keluarga mitra. Masing-masing pesan seharusnya mengenali: Kebutuhan spesifik (dari penerima manfaat atau organisasi) Bagaimana relawan dapat mengurangi kebutuhan   Manfaat-manfaat bagi relawan. Dalam mengevaluasi pesan-pesan rekrutmen, pertimbangkan hal-hal berikut :   Apakah pesan yang disampaikan cukup menghargai relawan? Apakah saya mengatahui mengapa orang mungkin berkata         tidak? Apakah pesan telah sesuai dengan target audiens? Apakah undangan ini menyertakan kebutuhan para penerima     manfaat ?   Siapa dalam organisasi yang terbaik dapat menyampaikan         pesan ini ?   Strategi Rekrutmen: Ada beberapa cara merekrut relawan, yaitu: Pertama: Warm Body Recruitment, merekrut relawan tanpa kete-rampilan khusus (hampir bisa dikerjakan semua orang). Metodenya: mendistribusikan brodur/poster organisasi,melalui iklan layanan masyarakat, (TV, radio, koran), berbicara pada kelompok tertentu (majelis taklim, pengajian kantoran, dll). Masalah yang mungkin muncul: tidak mudah memprediksi yang masuk (kuantitas dan kualitas), karena sifatnya yang massal dan terbuka. Kedua: Targeted Recruitment.  Mencari relawan dengan kualifikasi khusus. Pertimbangan yang harus dipikirkan: (a) Perilaku dan sikap apa yang diperlukan untuk mengerjakan kerja-kerja yang kita harapkan?  (b) Di mana mereka bisa kita peroleh? (c) Motivasi apa yang kita berikan agar “manusia jenis ini” tertarik menjadi relawan sebuah LSM? Ketiga: Concentric Circle.  Pada dasarnya, penyampaian berita dari mulut ke mulut paling efektif.  (Sekadar sebagai pembanding, sebuah survey yang digelar Gallup Pool Independent Sector, Canada (1990), menyimpulkan, pola getok tular, menempati ranking teratas sebagai alasan terlibatnya/terekrutnya relawan dalam sebuah organisasi sosial. Persentasinya untuk pertanyaan, “siapa yang meminta Anda menjadi relawan”: 52% menjawab teman; 28,3% dari jamaah dalam kegiatan ibadah (gejera dan sinagog); 25 % anggota keluarga; 7,9% boss, 7,9% organization representative, 4% guru/pimpinan sekolah, 5,1 % lain-lain; 1,8%. tidak tahu. ). Keunggulannya concentric circle ini, efektif dan ekonomis; kerugiannya tidak  mencapai target dan biasanya pendekatan seperti ini bisa bertentangan dengan semangat organisasi untuk meluaskan ragam kelompok relawan, karena biasanya orang cenderung merekrut relawan dengan latar belakang yang sama.  Kelompok ideal yang akan membentuk struktur relawan: (1) relawan yang sudah ada; (2) relasi para relawan ini; (3) mitra lembaga, teman dan relasi mitra lembaga; (4) para alumni lembaga (staff, klien, dll); (5) staf organisasi sendiri; (6) sasaran (komunitas); (7) masyarakat sekitar kantor atau tempat kita beraktivitas. Meskipun pola perolehan relawan cara ini bersifat “getok tular”, perlu dirancang secara sistematis. Setiap yang terlbat dalam organisasi, fahami tanggungjawab atas pola rekruitment semacam ini (concentric recruitment) dalam sebuah kerangka kerja keseluruhan. Koordinator relawan harus menyiapkan diskripsi tugas, pernyataan umum kerelawanan yang diperlukan, manfaat apa yang memungkinkan bagi relawan. Hal ini harus dikomunkasikan kepada semua staf dan relawan yang saat ini bekerja, khususnya tujuan rekruitmen ini sehingga memperoleh kandidat terbaik. Dalam dunia perekrutan relawan,  yang paling umum digukakan adalah non-targeted recruitment dan targeted recruitment. Non-targeted recruitment berarti mencari orang dengan keahlian yang umum. Targeted recruitment adalah mencari orang dengan keahlian spesifik seperti pengacara, pakar public relations, atau seniman grafis. Kedua strategi mesti menggunakan pesan rekrutmen seperti dideskripsikan di bawah : (a) Proses Rekrutmen Kebanyakan orang menjadi relawan ketika mereka merasa diminta untuk terlibat secara personal.  Jangan mengasumsikan iklan umum di koran akan menarik semua atau sebagian besar relawan yang anda perlukan.  Orang perlu untuk diminta lagi dan diminta lagi!  People need to be asked again and again! Rekrutmen untuk proyek dan program spesifik ada di sepanjang tahun dari pada kampanye yang hanya setahun sekali.  Jika melakukan rekrutmen, libatkan seluruh komponen organisasi dari CEO, dewan direksi, mitra sampai relawan yang telah ada. Kadang-kadang pelaksana program relawan bukanlah seorang yang ahli dalam rekrutmen.  Menggunakan media massa barangkali secara khusus bagus untuk merekrut pelajar dan profesional, tidak untuk sasaran relawan yang lain. (b) Perekrutan untuk Keberagaman: Keberagaman seharusnya menjadi elemen esensial dalam rencana rekrutmen.  Selain ras dan etnis, pertimbangkan komponen keberagaman lainnya, seperti usia, gender, pendidikan, tingkat penghasilan, kemampuan fisik dan keahlian. Fahami informasi demografik penerima manfaat dan masyarakat yang dilayani.  Organisasi akan lebih efektif bila staf dan relawan mencerminkan komunitas.  Juga, pertimbangkan perekrutan relawan dari populasi yang telah dilayani. Hal ini menunjukkan pada komunitas bahwa orang adalah aset, dan ini menceritakan pada komunitas yang anda layani, bahwa Anda menghargai mereka sebagai mitra, bukan sekadar sebagai client (di LSM, mereka masuk kategori komunitas dampingan/sasaran program).    (c) Teknik Perekrutan: Ada bermacam teknik dalam rekruting relawan. Anda mesti memutuskan mana yang terbaik untuk penyebarluasan pesan rekrutmen bagi organisasi anda dan bagi posisi relawan spesifik yang anda bidik. Beberapa teknik rekrutmen :   Media massa – cetak dan elektronik Ceramah umum Outreach pada keanggotaan atau organisasi profesi   Pertunjukan slide   Videotapes Direct mail Artikel pada surat kabar lokal dan newsletters dari organisasi         lain Penyerahan dari asosiasi-asosiasi individual dengan organisasi         anda. Pekan raya relawan Internet web-sites Jenis Pekerjaan yang Kerap Dipilih Relawan The Point of Light Foundation-POLF Survey Voluntaring (1995), merilis studi keterlibatan relawan pada problem-problem sosial yang serius. Apa yang biasanya disukai relawan saat mereka bekerja? Hasilnya:  tertinggi (73%) menyukai bekerja langsung bersentuhan dengan yang membutuhkan (mustahik), misalnya membagi sembako atau mengajar;  urutan berikutnya: membantu relawan atau staf yang bekerja langsung dengan hal yang berhubungan dengan masyarakat yang membutuhkan (mustahik). Misalnya: menjadi sopir atau asisten relawan di tengah sasaran pemberian bantuan, ataupun pekerjaan sekunder untuk aktivitas yang langsung berhadapan dengan masyarakat yang memutuhkan, dan mengasuh anak-anak;  membantu fundraiser yang sifatnya massal; mengerjakan pekerjaan kantoran yang bukan terkait dengan urusan keuangan; masuk di wilayah dewan pelaksana organisasi; memfasilitasi lobby penggalangan dana dengan sumber-sumber eksklusif. Survey yang sama (Di Kanada), menemukan pola-pola wilayah yang disukai relawan, yaitu: 55% senang dengan aktivitas orang jompo; 46% dengan anak-anak (anak jalanan, perdagangan anak, dan problem-problem anak lainnya); 36% dengan orang cacad; 22% problem rumahtangga; 17% korban kekerasan;  14% korban narkoba; sisanya lain-lain. Untuk kasus Indonesia, belum ada penelitian khusus. Seri 5 pada Edisi Berikutnya